Expertise gids: PIM systeem

PIM systeem
Expertise gids

Alle ins en outs van een PIM systeem.

Zonder de juiste middelen is het beheren van productinformatie een tijdrovende en foutgevoelige bezigheid. Met behulp van een Product Information Management (PIM) systeem beheren fabrikanten, merken en groothandels eenvoudig alle productgegevens op één plek. Door productinformatie centraal onder te brengen, kun je sneller inspelen op marktveranderingen, de klantbeleving verbeteren en bovenal: efficiënter werken. In deze online gids delen we alles over efficiënt productbeheer met een PIM systeem.

Wat is een PIM systeem?

Een PIM systeem is een gespecialiseerde softwareoplossing specifiek ontworpen voor het beheer van productinformatie binnen een organisatie. Het werkt als een centrale hub waarin alle relevante informatie over producten wordt verzameld, georganiseerd, verrijkt en gesynchroniseerd met verschillende verkoopkanalen. Qua informatie kun je denken aan productbeschrijvingen, -specificaties en -afbeeldingen. Het doel van een PIM systeem is het bieden van een optimale gebruikerservaring, door het leveren van consistente productdata.

Waarom een PIM systeem?

Correcte en consistente productinformatie maakt het verschil tussen een goede en een slechte klantervaring. Met een PIM systeem wordt alle productinformatie beheerd en gesynchroniseerd op één centrale plek. Het is dan ook erg interessant voor bedrijven die een breed scala aan producten aanbieden en deze op meerdere verkoopkanalen distribueren. Het centraliseren, standaardiseren en verrijken van productdata resulteert in verbeterde datakwaliteit en scheelt zeeën van tijd. Alle afdelingen hebben immers toegang tot dezelfde, up-to-date informatie. Daarnaast voorkomt het inconsistenties die kunnen ontstaan wanneer gegevens verspreid zijn over meerdere systemen of bestanden (waarbij vaak handmatige invoer voor elk van de systemen vereist is).

Een PIM systeem biedt ook schaalbaarheid voor groeiende productportfolio’s, ondersteunt meertalige aanpassingen, en integreert naadloos met bestaande bedrijfssystemen zoals ERP. Al met al verhoogt dit de operationele efficiëntie.

Waarin verschilt een PIM systeem van andere bedrijfssystemen?

Het verschil tussen een PIM systeem en andere databeheertools, zoals Customer Relationship Management (CRM) en Enterprise Resource Planning (ERP) is aanzienlijk. Een CRM is vooral gericht op het bijhouden van klantgerelateerde gegevens en interacties, terwijl een ERP zich richt op interne bedrijfsprocessen zoals financiën, productie en logistiek. PIM systemen daarentegen zijn specifiek ontworpen om productinformatie efficiënt te beheren.

Is een PIM systeem geschikt voor mijn organisatie?

n de praktijk zien we dat een PIM systeem vooral in de volgende gevallen waarde toevoegt:

Je beheert een uitgebreide productcatalogus met veel productkenmerken.
Je biedt je producten in meerdere taalgebieden aan.
Binnen de organisatie werken verschillende personen met productdata.
Je ontvangt (regelmatig) verschillende product bestanden van leveranciers.
Je productinformatie wordt op verschillende plekken gebruikt, zowel online als offline, zoals op je webshop en in brochures.

Voordelen van een PIM systeem

Een PIM systeem helpt bedrijven om productdata efficiënt te beheren, maar biedt nog veel meer voordelen. We zetten de belangrijkste voordelen voor je op een rij:

Centralisatie van productinformatie.
Een PIM systeem centraliseert alle productgegevens. Dit zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie toegang heeft tot dezelfde, up-to-date informatie, wat de consistentie en nauwkeurigheid van de productgegevens verbetert.

Consistente klantbeleving.
Een PIM systeem zorgt ervoor dat klanten via alle verkoopkanalen consistente en accurate productinformatie ontvangen, wat de klantbeleving verbetert én het merkvertrouwen versterkt.

Verbeterde datakwaliteit.
PIM systemen omvatten hulpmiddelen voor gegevensvalidatie, waardoor de kans op fouten, duplicaten en inconsistente gegevens wordt verminderd. Dit leidt tot een betere datakwaliteit.

Efficiëntie en kostenbesparing.
Het beheren van productinformatie zonder PIM systeem is zeer tijdrovend, met name bij grotere productcatalogi. Een PIM systeem automatiseert veel taken, zoals het updaten van productdata op verschillende kanalen, wat leidt tot een forse tijdsbesparing. Door het voorkomen van fouten en dubbel werk levert een PIM systeem ook aanzienlijke kostenbesparingen op.

Kortere time-to-market.
Door de gestroomlijnde processen en de mogelijkheid om snel en eenvoudig productinformatie te updaten en verspreiden, kunnen producten sneller op de markt worden gebracht.

Ondersteuning van meertaligheid.
PIM systemen ondersteunen vaak meertalige en regionale variaties van productinformatie, wat belangrijk is voor bedrijven die internationaal opereren en producten in verschillende markten aanbieden.

Integratie met andere bedrijfsmiddelen.
PIM systemen zijn te integreren met andere bedrijfssoftware en -systemen, zoals ERP, CRM, B2B webshops en marketingtools. Dit zorgt voor een naadloze uitwisseling van gegevens tussen verschillende systemen en afdelingen.

Schaalbaarheid.
Een PIM systeem maakt het eenvoudig om productlijnen uit te breiden en nieuwe producten toe te voegen zónder dat dit leidt tot chaos in de gegevensbeheerprocessen.

Rol van PIM in B2B e-commerce

Een PIM systeem speelt een cruciale rol bij het stroomlijnen van productinformatiebeheer en het verbeteren van de efficiëntie van salesprocessen in B2B e-commerce.

Automatische synchronisatie

Met een PIM systeem hoeven medewerkers wijzigingen in beschrijvingen en specificaties niet langer handmatig door te voeren in elk afzonderlijk verkoopkanaal. Wijzigingen worden slechts één keer ingevoerd in de centrale database en vervolgens automatisch gesynchroniseerd met alle gekoppelde kanalen. Dit zorgt niet alleen voor een veel snellere en efficiëntere implementatie van wijzigingen, maar garandeert ook dat alle kanalen up-to-date en consistent zijn. Je biedt klanten daarnaast een uniforme merkbeleving. Het risico dat ze verschillende specificaties of beschrijvingen van dezelfde producten op verschillende verkoopkanalen tegenkomen, verdwijnt immers op deze manier.

Workflow management

Daarnaast biedt een PIM systeem krachtige workflow management middelen die teams helpen om gestructureerde processen te volgen bij het bijwerken, goedkeuren en publiceren van productinformatie. Dit verhoogt de efficiëntie, minimaliseert fouten en zorgt voor transparantie in het proces. Bovendien biedt een PIM systeem een volledige wijzigingsgeschiedenis, wat het traceren en herstellen van aanpassingen aan productinformatie mogelijk maakt. Dit maakt het beheer van complexe productdata efficiënt en betrouwbaar én draagt bij aan de algehele operationele effectiviteit en werknemerstevredenheid.

PIM functionaliteiten

Een PIM systeem omvat een breed scala aan functionaliteiten die zijn ontworpen om het beheer van productinformatie te stroomlijnen en optimaliseren. Buiten de centrale opslag van productinformatie en opties op het gebied van workflow management (zie voorgaande hoofdstuk) zijn er veel andere functionaliteiten die de meerwaarde van een PIM systeem onderstrepen:

Datastandaardisatie

Een PIM systeem biedt consistente formats voor productdata, met automatische validatie om fouten en inconsistenties te voorkomen. Dit zorgt ervoor dat alle gegevens uniform en correct zijn.

Dataverrijking

Een PIM systeem kan met generatieve AI productdata aanvullen met extra details zoals afbeeldingen, specificaties en beschrijvingen. Ook meertalige content behoort tot de mogelijkheden; ideaal voor internationaal opererende bedrijven.

Versiebeheer

PIM systemen bieden een volledige geschiedenis van wijzigingen in productinformatie, waardoor je eerdere versies eenvoudig kunt traceren en zo nodig kunt herstellen.

Integratie met andere systemen

Een PIM systeem biedt naadloze integratie met ERP-systemen, CRM-systemen en andere bedrijfsapplicaties, voor een efficiënte data-uitwisseling en een consistent informatiemanagement door de hele organisatie.

Multichannel publicatie

Door synchronisatie van productinformatie met diverse verkoopkanalen zoals B2B webshops, marktplaatsen, fysieke winkels en brochures, blijft de productinformatie consistent en actueel op alle kanalen.

Gegevensimport en -export

Het eenvoudig importeren en exporteren van productdata via CSV, Excel-sheets of API-koppelingen maakt het eenvoudig om gegevens uit diverse bronnen te integreren en te synchroniseren met andere systemen.

Selectie van een PIM systeem

Het is belangrijk dat je een PIM systeem kiest dat goed past bij je organisatie. We delen hieronder enkele stappen om een systeem te selecteren dat goed aansluit bij je behoeften:

Stap 1: Definieer je eisen en wensen

Breng je eisen en wensen in kaart. Welke soorten productinformatie wil je beheren? Welke voordelen verwacht ik? Waar wil ik over 5 jaar staan?

Stap 2: Bepaal de functionaliteiten

Hoeveel producten wil ik beheren? Heeft je organisatie te maken met verschillende merken, talen of verkoopkanalen?

Stap 3: Integraties

Verifieer of het PIM systeem goed geïntegreerd kan worden met andere systemen in je IT-landschap. Zaken om rekening mee te houden, zijn onder meer beschikbare API’s, connectors en import/export-functionaliteiten.

Stap 4: Gebruiks-vriendelijkheid

Is het PIM systeem intuïtief en eenvoudig te gebruiken voor zowel technische als niet-technische medewerkers? Een gebruiksvriendelijke interface zorgt voor een betere en snellere adoptie en zal de productiviteit binnen je organisatie aanzienlijk verhogen.

Ergonode PIM

Ergonode PIM is een moderne en gebruiksvriendelijke PIM oplossing die flexibiliteit en eenvoud centraal stelt. Het platform is ontworpen met een intuïtieve interface, focus op snelheid en efficiëntie bij het beheren en synchroniseren van productinformatie over diverse verkoopkanalen. Ergonode richt zich op het ondersteunen van kleine tot middelgrote bedrijven die behoefte hebben aan een flexibele en schaalbare oplossing voor productdatamanagement.

Akeneo PIM

Akeneo PIM staat bekend om zijn uitgebreide functionaliteiten en brede marktacceptatie. Het richt zich op het bieden van een krachtig en robuust PIM systeem dat geschikt is voor grote bedrijven met complexe data-integratiebehoeften. Akeneo biedt geavanceerde functies zoals uitgebreide workflow management, versiebeheer en diepgaande integraties met andere systemen, waaronder Magento en Shopware. Dit maakt het systeem ideaal voor grootschalige implementaties en internationaal georiënteerde organisaties. Voor meerdere van onze klanten hebben wij Akeneo geïntegreerd in hun overige e-commerce processen.

Implementatie van een PIM systeem

Na het selecteren van het juiste PIM systeem, begint de volgende fase: het implementeren. Dit vereist een zorgvuldige planning en gestructureerde aanpak:

Stap 1: Discovery fase.

In deze fase brengen we samen het product data model in kaart en kijken we hoe het PIM systeem past in de overige bedrijfssystemen in de organisatie.

Stap 2: Inrichting & configuratie van het systeem.

Hier configureren we het PIM systeem op basis van het product data model dat we in de discovery fase hebben opgesteld

Stap 3: Import van bestaande data en integraties.

In deze fase importeren we de bestaande productdata en richten we de integraties in met de andere belangrijke systemen zoals de webshop of het ERP systeem.

Stap 4: Training van gebruikers.

In deze fase geven we een uitgebreide training in het gebruik van het PIM systeem. Na deze fase ben je als klant in staat om zelf de productdata te importeren en te verrijken.

Stap 5: Support en ondersteuning.

Nu alle gebruikers zijn getraind bieden wij ondersteuning bij nieuwe wensen en ondersteunen wij bij vragen of wijzigingen.

Kosten van een PIM systeem

De kosten van een PIM systeem kunnen worden opgedeeld in eenmalige en doorlopende uitgaven:

Eenmalige kosten. Deze omvatten de initiële uitgaven voor ontwerp, evaluatie, installatie, licenties en implementatie van het systeem. Dit zijn vaak de grootste kostenposten bij de start van een PIM systeem;
Doorlopende kosten. Dit zijn de kosten die blijven bestaan na de initiële implementatie. Ze omvatten licentiekosten, hosting, onderhoud en doorlopende ontwikkeling.

Een aantal kosten lichten we hieronder verder uit:

Licentiekosten. Afhankelijk van het gekozen model (open-source, SaaS, on-premise) variëren de licentiekosten. SaaS-oplossingen werken doorgaans met maandelijkse of jaarlijkse abonnementskosten, terwijl on-premise oplossingen vaak hogere initiële licentiekosten hebben, maar lagere doorlopende kosten;
Integratiekosten. Het aanpassen van het PIM systeem aan specifieke bedrijfsbehoeften en de integratie met bestaande systemen brengt eenmalige kosten met zich mee. De exacte kosten hangen af van de complexiteit van de integratie;
Onderhoud en ondersteuning. Doorlopende technische ondersteuning, updates en het onderhoud van het systeem vormen ook een kostenpost. Onderhoud en ondersteuning is essentieel om het systeem soepel te laten draaien en beveiligingsrisico’s te minimaliseren;
Training. Het trainen van personeel over het gebruik van het nieuwe systeem kan extra kosten met zich meebrengen. Een gebruiksvriendelijk PIM systeem kan deze kosten verlagen door een snelle acceptatie onder de gebruikers.